Come organizzare la partecipazione ad una fiera

PIANIFICAZIONE PRELIMINARE (da 12 a massimo 9 mesi prima)

Nel Business Plan e nel Marketing Plan devono essere identificate le necessità di partecipazione ad una o più Fiere (o Mostre-Convegno) per raggiungere ben determinati obiettivi.
Una Fiera è di per sé una delle attività di comunicazione e marketing operativo più costose, bisogna dunque avere sempre ben chiaro i motivi per cui si partecipa e stabilire a tavolino nel dettaglio come sviluppare il progetto per raggiungerli.

La scelta delle manifestazioni
Stabiliti gli obiettivi e dunque mercato e target di riferimento, è necessario studiare con precisione l’offerta disponibile di eventi congruenti e considerare la loro collocazione temporale rispetto al proprio Esercizio Fiscale.
Banale ma è meno utile partecipare ad una magnifica fiera che si svolge in novembre se il bilancio aziendale  chiude al 31/12 e sperare che dai contatti originati da quella fiera derivino esiti positivi per il fatturato, meglio dunque scegliere eventi, magari meno “di vetrina”, ma svolti in periodi che consentano di essere più utili per l’azienda.
Naturalmente questo discorso si limita ad una valutazione anno per anno del piano marketing, è ovvio che affrontare una fiera a fine anno può essere di grande aiuto per iniziare bene l’anno successivo con una pipeline di opportunità commerciali ricca e interessante.
Un suggerimento per avere un quadro delle fiere disponibili, ricercabile per settore merceologico, potete dare un’occhiata a questo link http://www.fairguide.com/SearchResult_fairs.html

 Come partecipare ad una fiera
1) Ottenere le informazioni utili dall’Ente Organizzatore delle Fiere di interesse: moduli di iscrizione con tutti i costi in evidenza, sito internet, risultati edizioni precedenti, elenco espositori del passato e quello dell’edizione in corso.
Identificare se sono richiesti speciali vincoli come divieto alla vendita in loco dei prodotti, vincoli strutturali in caso di prodotti con dimensioni elevate.
2)  Elencare i prodotti o servizi che si intendono presentare o promuovere in fiera
3) Calcolare la superficie necessaria per lo stand e il numero di persone necessario per presidiare lo stand e accogliere i visitatori. (personale di marketing, vendite, tecnico, management)
4) Stimare i costi preparando una bozza di budget per l’evento e compararlo con l’ammontare allocato nel piano di marketing annuale.
5) Le voci da non dimenticare nel budget sono: costo spazio espositivo, servizi obbligatori, assicurazione materiali, linea telefonica/modem, allestimento e grafica, hostess, parcheggio auto per tutti i collaboratori, pernottamenti e trasferte, trasporti materiale per e dalla Fiera, catering ove previsto dall’allestimento, costo personalizzazione e spedizione inviti cartacei o digitali, piano di comunicazione grafica per e-mailing, pagine sito web, form di registrazione on line, gadget, materiale informativo brochure e demo di prodotto.

LA FASE ESECUTIVA ( dai 4 ai 2 mesi prima)
1) Selezionare la squadra che formerà lo staff
2) Stabilire una riunione per definire puntualmente gli obiettivi della partecipazione alla fiera e definire lo spazio necessario per conseguire gli obiettivi stabiliti
3) Stabilire se è  necessario organizzare un evento speciale all’interno della manifestazione
4) Pianificare dimostrazioni, presentazioni, giochi, premi, etc a supporto (attenzione che per le estrazioni è necessario chiedere l’autorizzazione ministeriale e avere in sede di estrazione la presenza di un notaio). Inoltre, ricordate che per l’utilizzo della musica è necessario pagare i diritti SIAE.
5) Definire il piano pubblicitario e di comunicazione a supporto della partecipazione
6) Selezionare i fornitori: allestitore, studio di grafica, ecc
7) Stabilire il programma di follow-up post evento in modo da far fruttare al meglio i contatti ottenuti durante l’evento (pubbliche relazioni e cross selling con i già clienti, visite commerciali con i prospect)
8) Confermare all’ente organizzatore lo spazio necessario e segnalare eventuali interessi a vicinanze o lontananze da altre società espositrici presenti.
9) Fare il briefing (passare le consegne) all’allestitore e a chi farà la grafica sia dello stand che delle comunicazioni e pubblicità a supporto. E’ necessario condividere le informazioni raccolte sulla tipologia di partecipanti, caratteristica del mercato, presenza o meno dei concorrenti diretti e obiettivi aziendali da raggiungere con la partecipazione. Verificarne puntualmente l’avanzamento lavori.
Leggete i post di questo blog alla categoria comunicazione o organizzazione eventi per trovare suggerimenti sull’allestimento 
10)  Con l’aiuto dello scadenziario indicato dall’ente organizzatore, elaborare un diagramma di flusso che visualizzi le scadenze delle attività più critiche
11) Organizzare trasporti e pernottamenti per il personale e gli eventuali ospiti
12) Prenotare gli impianti audio/video a complemento dell’allestimento (monitor presentazioni, lead pubblicitari, sistemi automatici di registrazione presenze, linea telefonica, potenza elettrica aggiuntiva)
13) Creare la comunicazione e scadenzare l’invio dei messaggi di invito (mailing cartaceo e/o e-mailing, landing page e registrazione sul sito web, lettere di conferma pre-registrazione…)
14) Preparazione gadget: scelta e personalizzazione

LA FASE ESECUTIVA ( il mese precedente)
1) Preparare il programma di formazione per lo staff in fiera. Stabilire chi fa che cosa e quando allo stand
2) Raccogliere e creare il materiale di comunicazione da distribuire in fiera (brochure, scheda registrazione contatti, offerte e promozioni)
3) Impacchettare e spedire il materiale visivo

Un esempio di check list per la preparazione dell’ultima fase di una fiera

QUANDO SI E’ IN FIERA
1) Verificare l’allestimento dello stand, che tutto funzioni e che tutti gli accessori necessari siano a portata di mano
2) Distribuire in sala stampa il proprio materiale
3) Ultima verifica delle (eventuali) dimostrazioni e/o eventi speciali previsti
4) Quotidianamente verificare l’avanzamento verso gli obiettivi stabiliti ed eventualmente produrre i cambiamenti necessari
5) Ritagliarsi il tempo per osservare ciò che i concorrenti  stanno facendo
6) Saldare la quota di partecipazione e ritirare il Nulla Osta di uscita merci
7) A chiusura evento assicurare la protezione del materiale di valore fino all’arrivo del trasportatore
8) Fare il back up dell’elenco dei contatti registrati in fiera

ATTIVITA’ PER IL DOPO-FIERA
1) Organizzare il prima possibile una riunione di valutazione prima che la memoria faccia brutti scherzi
2) Raccogliere e analizzare le informazioni sui contatti avuti
3) Avviare le attività di follow up sui contatti
4) Verificare la possibilità di depositare lo stand per un successivo riutilizzo
5) Monitorare il programma di follow-up
6) Stilare le raccomandazioni per migliorare alla prossima partecipazione


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